MEMNERDAYAKAN KOMPUTER untuk BISNIS RESTORAN

MEMBERDAYAKAN KOMPUTER untuk BISNIS RESTORAN

Untuk melihat bagaimana perbedaan antara restoran yang menggunakan sistem terkomputerisasi dengan restoran yang masih menggunakan cara manual (tanpa komputer), terlebih dahulu kita harus membahas cara kerja masing-masing sistem.
Pada restoran yang masih menggunakan cara manual, pada saat pelangan masuk biasanya langsung didatangi oleh pelayan untuk membantu pemesanan makanan. Menu-menu yang dipesan oleh pelanggan ditulis pada kertas rangkap 2, satunya dikasih ke kasir untuk keperluan bill sementara satunya lagi dikasih ke dapur agar dapur mulai memasak pesanan pelanggan.
Umumnya kasir duduk di depan sebuah meja besar, dimana dimeja tersebut sudah tersusun dengan rapi bill-bill untuk masing-masing pelanggan. Semakin besar ukuran restoran, maka semakin banyak pula bill yang tersusun di depan kasir. Pada saat ada pelanggan yang meminta bill, pertama-tama kasir akan melirik ke meja pelanggan tersebut atau menanyakan langsung ke pelanggan untuk mendapatkan nomor meja yang dipakai oleh pelanggan. Lalu kasir akan sibuk mencari bill untuk meja yang bersangkutan dari kumpulan bill yang berada di depannya. Seusai mendapatkan bill, kasir terlebih dahulu memeriksa harga untuk menu-menu yang telah dipesan oleh pelanggan, setelah memastikan seluruhnya beres barulah kasir memberikan bill kepada pelanggan untuk pembayaran.
Untuk restoran-restoran berskala kecil, cara kerja seperti ini tidak menjadi masalah. Namun untuk restoran besar, dengan jumlah meja tamu yang lebih banyak dari 20, pelayanan dari kasir akan menjadi sangat lambat. Apalagi pada saat restoran sedang penuh dengan pelanggan.
Cara kerja restoran yang menggunakan sistem terkomputerisasi berbeda dari yang diatas. Pada saat pelangan masuk ke restoran, pelayan akan mendatangi pelanggan untuk pemesanan makanan. Pesanan ditulis dalam kertas biasa, tidak perlu rangkap 2. Setelah itu pesanan langsung dimasukkan ke komputer terdekat. Dari komputer tersebut, pelayan dapat memerintahkan printer yang berada di dapur untuk mencetak pesanan makanan. Jadi tidak perlu mengantarkan kertas pesanan ke dapur.
Informasi pesanan yang dimasukkan ke komputer secara otomatis akan mengalir ke pihak-pihak yang membutuhkannya, termasuk kasir. Jadi pada saat ada pelanggan yang ingin meminta bill, kasir cukup
memasukkan nomor meja pelanggan tersebut ke komputer, lalu komputer langsung mencetak billnya. Harga sudah langsung dihitung secara otomatis oleh komputer. Pelayanan akan menjadi semakin cepat.
Akurasi Pelayanan Restoran
Pada saat restoran sedang penuh dengan pelanggan, sering terjadi
kesalahan-kesalahan seperti:
1. makanan dihantar ke meja yang salah
2. makanan yang dipesan oleh pelanggan tidak dimasak oleh dapur
3. pelanggan yang datangnya belakangan mendapatkan makanan terlebih dahulu
4. makanan disajikan dua kali ke pelanggan yang sama, padahal yang
dipesan hanya satu
Kesalahan-kesalahan seperti ini sifatnya lebih ke arah kesalahan informasi. Kesalahan dapat dikurangi dengan cara memberikan informasi yang tepat kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. Sayangnya informasi-informasi yang dibutuhkan sangat sulit didapat untuk restoran yang masih menggunakan sistem manual. Berbeda dengan sistem yang terkomputerisasi, seluruh informasi yang dibutuhkan sudah tercatat pada komputer. Pihak yang membutuhkan dapat mengaksesnya
melalui terminal terdekat.
“Untuk melayani tamu, kami membutuhkan informasi seperti jumlah tamu, nomor meja, daftar makanan yang dipesan, jam berapa pelanggan mulai memesan makanan, bagaimana status makanan yang sudah dipesan apakah sudah selesai dimasak atau belum,” kata Robby Tjahaja, manajer IT Restoran Angke. Dengan keyakinan teguh bahwa komputer akan sangat membantu dalam operasional restoran, Robby berhasil merombak Restoran Angke Ketapang yang dulunya mengelola informasi hanya menggunakan kertas menjadi restoran canggih dengan sistem komputer terintegrasi. “Sekarang seluruh informasi yang kami perlukan dapat diakses hanya dengan beberapa kali klik.”
Mencegah Kebocoran Keuangan
“Sudah banyak pemilik restoran yang menghubungi kami yang menanyakan mengenai masalah security pada software kami. Mereka khawatir karyawan mereka akan mempermainkan keuangan restoran pada saat mereka sedang berada diluar restoran. Mereka berharap dengan menggunakan komputer, mereka mendapatkan sistem yang bisa mencegah kebocoran keuangan restoran.” tutur Kusuma Wijaya, manajer marketing Solis Resto.
Solusi untuk hal ini adalah dengan membatasi hak akses dari pemakai sistem. Dimulai dari backoffice, yang boleh mengubah harga menu makanan hanyalah pemilik restoran atau manejer level tinggi. Jadi
sejak awal harga makanan sudah ditetapkan di dalam sistem. Pada saat pelayan memasukkan pesanan pelanggan, sistem akan mengambil harga yang telah ditentukan tersebut untuk menghitung billnya.
Untuk sistem discount khusus, juga sudah diatur sejak awal melalui komputer. Misalkan saja restoran hendak mengadakan event happy hour, dimana apabila pelanggan datang diantara pukul 10.00 hingga pukul 14.00 mendapatkan discount khusus minuman sebesar 50%. Event seperti ini sudah dimasukkan terlebih dahulu ke dalam komputer, dan diatur supaya komputer dapat secara otomatis memberikan discount sebesar 50% kepada pelanggan-pelanggan yang memesan diantara pukul 10.00 hingga 14.00. Kasir sudah tidak perlu memasukkan harga makanan maupun discountnya. Dengan pembatasan hak akses terhadap harga menu dan discount seperti ini, restoran sudah mencegah kebocoran dari sisi kasir.
Cara lainnya adalah dengan cara menetapkan Standard Operational Procedure (SOP) untuk bagian dapur, agar dapur hanya menyiapkan makanan yang pesanannya dicetak oleh printer. Dengan demikian, maka kita dapat memastikan bahwa seluruh pesanan yang dimasak oleh dapur sudah tercatat di dalam komputer. Dan sistem komputerisasi akan meninggalkan jejak apabila makanan tersebut ternyata tidak dibayar. Jejak ini bisa dilihat oleh manejer dari laporan-laporan yang telah disiapkan, dan dapat dilacak untuk mengetahui siapa yang harus bertanggung jawab terhadap kasus tersebut.
Wakil Dir. Keuangan Restoran Angke, Henky Wijaya, mengungkapkan betapa besarnya peran sistem yang terkomputerisasi guna meminimalkan dan mencegah terjadinya kebocoran dana. Meminimalkan terjadinya kebocoran artinya yaitu dengan informasi yang cepat dan akurat maka kebocoran dapat segera terdeteksi; dan mencegah terjadinya kebocoran dana artinya yaitu pencegahan yang dilakukan oleh sistem agar tidak terjadi kebocoran. “Tanpa adanya sistem yang terkomputerisasi, pemilik restoran terpaksa menghabiskan seluruh waktunya hanya untuk menjaga restoran. Kalau tidak, sektor keuangan bisa disalahgunakan oleh oknum karyawan.“
Menghitung Harga Pokok Penjualan Makanan
Salah satu masalah klasik yang dihadapi oleh restoran adalah kebanyakan dari mereka tidak tahu berapa biaya yang mereka keluarkan untuk membuat menu makanan yang mereka buat. Biasanya mereka hanya bisa memperkirakan biaya mereka, namun perkiraan ini juga tidak begitu akurat mengingat harga bahan makanan yang gampang berubah.
Masalah ini dapat dipecahkan dengan menggunakan sistem komputerisasi. Awalnya, pihak manajemen dapat memasukkan resep untuk masing-masing menu ke komputer. Misalkan saja untuk membuat nasi goreng dibutuhkan beras sebanyak 50 gram, telur ayam 2 butir dan daging ayam cincang 200 gram.
Pada saat ada pelanggan yang memesan satu porsi nasi goreng, maka komputer secara otomatis akan memotong jumlah stok beras sebanyak 50 gram, telur ayam sebanyak 2 butir dan daging ayam cincang sebanyak 200 gram dari gudang dapur. Dan harga dari masing-masing bahan sudah dihitung terlebih dahulu berdasarkan harga pembelian, misalkan saja sehari sebelumnya bagian pembelian baru membeli sekarung beras yang beratnya 50 kg dengan harga Rp. 250.000,-. Dari data pembelian tersebut komputer bisa menghitung bahwa biaya modal dari 50 gram beras adalah Rp. 250.-. Demikian juga dengan biaya modal dari telur dan daging ayam cincang dapat dihitung dari data pembeliannya. Dengan menjumlahkan biaya modal dari ketiga bahan tersebut, maka komputer dapat menghitung harga pokok penjualan dari menu nasi goreng secara akurat.
Selain untuk menghitung harga pokok penjualan, komputer juga berguna dalam hal pengontrolan stok. Dengan adanya perhitungan pemotongan stok berdasarkan resep, komputer dapat menyajikan jumlah stok terakhir berdasarkan perhitungan penjualan restoran. Kegunaan dari informasi ini adalah:
1. Membantu bagian pembelian untuk menentukan bahan-bahan mana saja yang perlu dibeli. Apabila jumlah stok bahan sudah berada dibawah jumlah minimal, maka sistem secara otomatis dapat mengirimkan pesan ke bagian pembelian untuk membeli bahan tersebut.
2. Membantu manajemen untuk mendeteksi kehilangan bahan makanan. Secara berkala, kepala gudang harus mencocokan kembali jumlah barang yang ada di gudang dengan jumlah barang yang tercatat di komputer. Apabila terjadi selisih dalam jumlah yang signifikan, maka pihak manajemen
perlu mengadakan pemeriksaan terhadap stok bahan makanan.
Laporan
Hal yang paling menarik dari komputerisasi adalah laporannya. Anda bisa mendapatkan laporan yang menggambarkan situasi restoran Anda hanya dalam hitungan detik. Sangat jauh berbeda dari sistem manual dimana Anda perlu menyediakan satu orang khusus untuk melakukan perhitungan dan membuat laporan yang Anda inginkan.
Dalam sistem komputerisasi yang bagus, Anda bahkan dapat melihat laporan penjualan Anda dari berbagai sudut pandang. Anda dapat melihat dari sisi menu, untuk melihat menu mana saja yang paling laku dan menu mana yang kurang laris. Anda bisa melihat dari sisi jam, untuk melihat jam berapakah restoran Anda paling ramai, dan di jam manakah restoran Anda dalam kondisi sepi, berguna dalam pengaturan jadwal karyawan sehinga Anda dapat mengalokasikan lebih banyak sumber daya Anda ke jam-jam ramai.
Dari sisi pengaturan stok bahan baku, komputer juga dapat menghasilkan laporan-laporan yang berguna untuk manajemen Anda. Laporan jumlah stok bahan baku pada saat ini dapat dengan akurat menunjukkan jumlah stok Anda pada saat ini, yang dapat Anda cocokan dengan kondisi real di gudang Anda untuk melihat apakah ada bahan hilang atau tidak. Laporan kartu stok dapat memperlihatkan pergerakan barang Anda. Laporan penggunaan bahan baku dapat memperlihatkan jumlah bahan baku yang terpakai untuk memasak menu yang dipesan oleh pelanggan, sekaligus menghitung harga dari bahan baku tersebut. Dan masih ada banyak jenis laporan lainnya yang dapat membantu Anda dalam
me-manage restoran.